Obrót pism w firmach jak również urzędach, powoduje iż z każdym dniem produkujemy coraz więcej zbędnej makulatury. Ażeby temu zapobiegać, należy przede wszystkim zdecydować się na kierowanie archiwum, które jednakże winno być zarządzane zgodnie z polskimi przepisami. Co należy przeto czynić, w momencie kiedy pragniemy mieć archiwum, w jakim wszystko będzie na swoim miejscu, a co ważniejsze, żadna rewizja i kontrola nie będzie zdołała się do nas przyczepić.

Przede wszystkim należy pamiętać o zgodnym znakowaniu pism w archiwach, co pozwoli nam na aktualne znakowanie papierów i ich prawidłową segregację. Zatem jeżeli mamy papiery, które są w obiegu, to robotnicy firmy, adekwatnie przeszkoleni, powinni precyzyjnie nadawać im symbole, kompatybilne z polskimi normami i przepisami. Papiery, które powinny pozostawać po załatwieniu sprawy zniszczone, muszą być oznakowane dużą literą A. Tego gatunku oznakowanie spowoduje iż po rozpatrzeniu sprawy przez naszych robotników, odbywa się niszczenie dokumentów. Niszczenie dokumentów, pamiętajmy, dotyczy tylko papierów z emblematem A, dlatego tak fundamentalne, jest aby podwładni byli adekwatnie wykształceni, by mogli stosownie ocenić wagę dokumentu, a tym samym nadać mu odpowiedni znak. Co dzieje się jednak z innymi dokumentami, które wszak również są tworzone w naszyj przedsiębiorstwie i krążą między wydziałami. Dokumenty, jakie należy, po załatwieniu sprawy, gromadzić, uzyskują specyfikację, w postaci dużej cyfry B, co automatycznie określa, iż po rozpatrzeniu sprawy, nie będzie opcji gatunku niszczenie dokumentacji. Niszczenie dokumentacji, w wypadku dokumentów oznakowanych symbolem B, może odbyć się tylko, jeśli któryś z pracowników archiwum, takiej dokumentacji przyzna dodatkowe oznakowania, w postaci liczby. Liczba taka będzie oznaczała liczbę miesięcy, którą ma być ów papier, akt składowany w archiwum, na przypadek gdyby ktoś pożądał wrócić do sprawy. Dokumenty oznakowane literką B, posiadają też różne, dodatkowe oznaczenia, które sprawiają iż do konkretnej materie wracamy po jakimś czasie, lub po prostu czekamy do przedawnienia, albo składujemy dane dokumenty, na przypadek, gdyby jakieś instytucje, pragnęły wglądu do owych dokumentów. Przeto, jeśli przy dokumencie z literą B widnieje mała literka e, to musimy posiadać świadomość, iż taki dokument, zgodnie z przepisami, powinien być chroniony przez kilkanaście lat, gdyż w każdej chwili, pracownicy wyjątkowych instytucji mogą do nich zaglądnąć. Z kolei, jeżeli akt, obok B posiada też sygnaturę, typu Z, to wiedzmy, iż papiery te będą leżały w naszej firmie do końca jej egzystowania. W tym przypadku nie wchodzi w rachubę jakiekolwiek brakowanie dokumentów. Brakowanie dokumentów, znakowanych BZ, może spowodować pociągnięcie do odpowiedzialności karnej, podwładnych, którzy zdecydowali się na taki krok. Pamiętajmy więc o tym, w momencie kiedy będziemy pragnęli robić cokolwiek z aktami w naszej przedsiębiorstwu, bowiem niestosowanie się do obowiązkowych przepisów, może spowodować niemiłosierne kary, które zapewne odcisną swoje piętno na naszej działalności.

Dane adresowe:

Aktana

ul. Dekabrystów 78

42-200 Częstochowa

Telefon: 794-111-797

www.aktana.pl